Почему ручной контроль оплат отнимает время

Менеджер отправил счёт, но не знает, получил ли его клиент. Бухгалтерия ожидает поступления денег, а срок оплаты уже приближается.

Сотрудникам приходится вручную проверять списки счетов, звонить клиентам, фиксировать обещанные сроки и напоминать об оплате повторно.

Голосовой ИИ-помощник позволяет организовать регулярные напоминания по установленным правилам, чтобы сотрудники занимались вопросами, требующими их непосредственного участия.

Что умеет голосовой ИИ-помощник

Как работает автоматизация напоминаний

Система получает данные о счетах с наступающими сроками оплаты из согласованного источника.

Голосовой ИИ-помощник связывается с уполномоченным представителем клиента, представляется и уточняет статус оплаты.

После разговора результат передаётся в CRM или другую учётную систему для дальнейшей работы менеджера или бухгалтерии.

Какие результаты фиксируются

• Клиент подтвердил планируемую оплату.
• Названа новая предполагаемая дата платежа.
• Счёт или документы не получены.
• Требуется повторная отправка документов.
• Возник вопрос по сумме или условиям.
• Клиент сообщает, что уже оплатил.
• Не удалось связаться с клиентом.
• Необходимо подключение менеджера.

Сообщение клиента об оплате фиксируется как результат разговора, но не считается подтверждением поступления денежных средств. Фактический платёж проверяется по данным учётной системы или банка.

Интеграция с CRM и 1С

ClientFlow Voice может быть интегрирован с существующими системами компании: Битрикс24, amoCRM, 1С и другими решениями с доступными API.

• Получение данных о сроках оплаты счетов.
• Выбор клиентов для напоминаний.
• Исключение оплаченных счетов из обзвона.
• Фиксация результатов разговоров.
• Создание задач ответственным сотрудникам.
• Планирование повторного контакта.

Конкретная схема обмена данными определяется по результатам диагностики и зависит от конфигурации CRM, 1С и корпоративной телефонии.

Для каких компаний подходит решение

Голосовой ИИ-помощник особенно полезен компаниям, где регулярно выставляется большое количество счетов и требуется контролировать сроки оплаты.

• B2B-дистрибьюторы и оптовые поставщики.
• Производственные компании.
• Компании с регулярными поставками.
• Сервисные организации.
• Компании с повторяющимися платежами.
• Отделы продаж и клиентского сопровождения.

Начните с пилота на одной группе клиентов

Необязательно автоматизировать весь процесс контроля дебиторской задолженности.

Для первого пилота достаточно выбрать одну группу клиентов, определённый тип счетов и понятный сценарий напоминаний.

Проверяем качество диалогов, корректность фиксации сроков, передачу информации в CRM и объём ручной работы, который удалось сократить.