ClientFlow «Заявка → КП» — это модуль ИИ-автоматизации сложных B2B-продаж, который помогает пройти путь от входящего запроса клиента до готового коммерческого предложения быстрее, точнее и с меньшим объёмом ручной работы.
Это не конвертер Excel или PDF в коммерческое предложение. ClientFlow автоматизирует сам процесс обработки B2B-заявки: понимает, что запросил клиент, сопоставляет запрос с вашей номенклатурой, получает коммерческие данные из 1С, применяет правила компании, определяет спорные позиции и подготавливает менеджеру практически готовое решение для отправки клиенту.
В сложных B2B-продажах основная работа начинается не тогда, когда нужно оформить КП, а значительно раньше: необходимо разобрать запрос, определить нужный товар, найти его в собственной номенклатуре, проверить цены и остатки, подобрать аналоги, учесть сроки поставки, маржу, персональные условия клиента и при необходимости провести согласование.
ClientFlow связывает заявку, CRM, 1С, товарную базу, документы, коммерческие правила, согласования и ИИ в один управляемый процесс.
Почему «Заявка → КП» — это больше, чем генератор коммерческих предложений
Представим, что клиент прислал запрос:
«Подшипник SKF 6205, 20 шт.»
В вашей 1С эта позиция может называться:
«Подшипник 6205-2RS1/C3 SKF»
При этом в базе могут находиться десятки похожих позиций, разные исполнения, производители, артикулы и аналоги.
Менеджеру недостаточно просто перенести строку из заявки в КП. Ему нужно понять, что именно требуется клиенту, определить правильную позицию, проверить наличие и цену, учесть условия клиента и понять, можно ли вообще сделать такое предложение.
ClientFlow выполняет значительную часть этой работы автоматически, а неоднозначные или рискованные решения передаёт человеку на проверку.
Какие проблемы решает ClientFlow «Заявка → КП»
- заявки обрабатываются вручную и слишком долго;
- менеджеры тратят значительную часть рабочего времени на поиск товаров, артикулов, цен и остатков;
- клиентская номенклатура не совпадает с внутренними наименованиями в 1С;
- данные находятся одновременно в CRM, 1С, Excel, email, PDF и других документах;
- сложно быстро подобрать подходящие аналоги или варианты замены;
- необходимо учитывать индивидуальные цены и условия конкретного клиента;
- часть предложений требует контроля маржинальности или согласования;
- заявки могут зависать без ответа или теряться между сотрудниками;
- коммерческие предложения готовятся с ошибками или задержками;
- скорость обработки заявки сильно зависит от опыта конкретного менеджера;
- рост количества заявок требует пропорционально увеличивать отдел продаж.
Что именно автоматизирует система
1. Приём и разбор заявки
ClientFlow получает заявку из email, формы сайта, Excel, PDF, CRM или другого подключённого источника и преобразует неструктурированный запрос клиента в понятную системе структуру.
Система может извлекать:
- наименование позиции;
- артикул;
- производителя или бренд;
- количество;
- единицу измерения;
- технические характеристики;
- комментарии клиента;
- дополнительные требования.
2. Сопоставление с вашей номенклатурой
Одна из самых трудоёмких частей B2B-продажи — понять, какой позиции из собственной товарной базы соответствует запрос клиента.
ClientFlow может учитывать:
- внутренние артикулы;
- артикулы производителей;
- синонимы и сокращения;
- различия в написании;
- технические характеристики;
- категории товара;
- ранее подтверждённые сопоставления;
- доступные аналоги.
Если система не может надёжно определить соответствие, она не должна «угадывать». Такая позиция помечается как требующая проверки менеджера.
3. Получение коммерческих данных из 1С
После определения номенклатуры ClientFlow получает необходимые данные из 1С или другой учётной системы.
В зависимости от процесса компании это могут быть:
- актуальные остатки;
- остатки по складам;
- цены;
- тип цены конкретного клиента;
- себестоимость;
- срок поставки;
- доступные аналоги;
- резервы;
- история предыдущих заказов клиента;
- другие данные, необходимые для подготовки предложения.
4. Применение коммерческих правил компании
ClientFlow может учитывать не только данные, но и правила, по которым работает ваш отдел продаж.
Например:
- если маржа ниже установленного значения — отправить предложение на согласование;
- если товара нет в наличии — проверить допустимые аналоги;
- если клиенту назначена индивидуальная цена — использовать её;
- если товар заказной — добавить срок поставки;
- если сумма сделки превышает лимит — получить согласование руководителя;
- если позиция сопоставлена неоднозначно — передать её менеджеру на проверку.
Таким образом, система автоматизирует не только работу с документом, но и часть коммерческой логики компании.
5. Подготовка коммерческого предложения
После обработки заявки менеджер получает подготовленную основу коммерческого предложения:
- распознанные позиции клиента;
- найденную внутреннюю номенклатуру;
- цены;
- остатки;
- сроки поставки;
- предлагаемые аналоги;
- рассчитанную маржинальность;
- отмеченные исключения;
- позиции, которые требуют проверки;
- готовую структуру КП.
Менеджеру не нужно повторно проходить всю заявку вручную. Его внимание концентрируется прежде всего на исключениях и коммерческих решениях, где действительно нужен человек.
6. Возврат результата в CRM и рабочий процесс
ClientFlow не заканчивает работу созданием документа.
Система может:
- создать или обновить сделку в CRM;
- связать заявку с клиентом;
- сохранить исходные документы;
- прикрепить подготовленное КП;
- создать задачу менеджеру;
- передать нестандартное условие на согласование;
- зафиксировать статус обработки;
- сохранить результат работы с заявкой.
Как меняется процесс
До автоматизации:
Заявка → ручной разбор → поиск номенклатуры → поиск в 1С → проверка цен → проверка остатков → поиск аналогов → расчёты → согласования → подготовка КП → CRM.
После внедрения ClientFlow:
Заявка → автоматический разбор → сопоставление номенклатуры → данные 1С → бизнес-правила → подготовленное коммерческое решение → проверка исключений менеджером → КП → CRM.
Роль ИИ в процессе
Мы не начинаем внедрение с вопроса: «Какого ИИ-агента поставить?»
Сначала определяем, как фактически обрабатывается заявка, где сотрудники теряют время, какие решения можно формализовать, какие данные доступны и на каких этапах необходим контроль человека.
ИИ используется там, где он действительно полезен: для понимания неструктурированного запроса, поиска соответствий, анализа контекста, подготовки вариантов решения и автоматизации отдельных интеллектуальных операций.
Цены, остатки, товары, коммерческие ограничения и другие критические данные берутся из корпоративных систем и правил компании, а не «придумываются» ИИ.
Человек остаётся в контуре управления
Цель ClientFlow — не заменить менеджера по продажам.
Цель — убрать из его работы десятки повторяющихся механических операций и оставить человеку то, где действительно необходимы опыт, ответственность, переговоры и коммерческое решение.
Простые и однозначные операции автоматизируются. Неоднозначные, нестандартные или рискованные ситуации передаются сотруднику на подтверждение.
Для кого подходит модуль
- производителям со сложной товарной номенклатурой;
- дистрибьюторам;
- оптовым B2B-поставщикам;
- поставщикам оборудования и комплектующих;
- компаниям, работающим с большим количеством SKU и технических характеристик;
- компаниям, где заявки приходят в Excel, PDF, email и других форматах;
- отделам продаж, которые ежедневно готовят большое количество коммерческих предложений;
- компаниям, использующим одновременно CRM и 1С;
- бизнесам, которым необходимо обрабатывать больше заявок без пропорционального роста штата.
Когда продукт особенно полезен
ClientFlow «Заявка → КП» имеет наибольший эффект, если:
- в заявке обычно много товарных позиций;
- наименования клиента не совпадают с вашей номенклатурой;
- менеджеру приходится постоянно переключаться между email, Excel, CRM и 1С;
- подготовка одного КП занимает десятки минут или часы;
- часть запросов требует поиска аналогов;
- существуют персональные цены и коммерческие условия;
- необходимо контролировать минимальную маржинальность;
- скорость ответа клиенту влияет на вероятность получения заказа;
- опытные менеджеры тратят значительную часть времени на механическую работу.
Что получает бизнес
- Быстрее обработка заявок. Значительная часть работы выполняется системой ещё до подключения менеджера.
- Больше обработанных запросов тем же отделом. Рост объёма продаж меньше зависит от пропорционального роста штата.
- Меньше ручных ошибок. Снижается количество ошибок в артикулах, ценах, остатках и коммерческих условиях.
- Меньше зависимости от конкретного сотрудника. Знания о сопоставлении номенклатуры и правила обработки постепенно становятся частью системы.
- Единые коммерческие правила. Система помогает применять заданные компанией ограничения, цены, маржинальность и процедуры согласования.
- Контроль исключений. Менеджер видит, какие позиции система обработала автоматически, а какие требуют решения человека.
- Прозрачность процесса. Можно измерять скорость прохождения заявки, количество ручных операций, причины задержек и результат обработки.
Главный результат
Менеджер перестаёт собирать коммерческое предложение вручную из нескольких систем.
ClientFlow собирает данные и готовит коммерческое решение, а сотрудник проверяет исключения, принимает необходимые решения и работает с клиентом.
Вместо:
«получить заявку и начать вручную разбираться, что с ней делать»
менеджер получает:
«вот запрос клиента, вот найденные позиции, вот цены и остатки, вот аналоги, вот ограничения, вот спорные вопросы и вот подготовленное КП».
Не автоматизация ради ИИ, а измеримый бизнес-результат
Перед внедрением мы определяем текущий процесс обработки заявки и базовые показатели, по которым можно оценить эффект автоматизации.
В зависимости от проекта это могут быть:
- среднее время от получения заявки до готового КП;
- количество заявок на одного менеджера;
- доля заявок, обработанных в установленный срок;
- количество ручных операций;
- количество ошибок и исправлений;
- доля автоматически сопоставленных позиций;
- нагрузка на отдел продаж;
- конверсия заявки в коммерческое предложение и заказ.
Цель внедрения — не добавить ещё один ИИ-инструмент, а сократить стоимость и время коммерческого процесса и увеличить пропускную способность отдела продаж.
